EN FOCO
¿El INTI está creciendo? ¿En qué nos basamos para evaluarlo? ¿Cuántos usuarios tenemos y cómo es ese universo? ¿Cómo es la composición de nuestro personal? ¿Cómo cuantificar las actividades que no se facturan? Son algunos de los interrogantes con los que trabaja a diario la Unidad de Control de Gestión (UCG) con el objetivo de asistir a la toma de decisiones en la planificación institucional.
Conocer con cuántas pymes trabajamos y si esa tarea resulta, por ejemplo, en mayor generación de empleo o de exportaciones es una de las metas de la Unidad de Control de Gestión. Con una mirada integral acerca de nuestro rol, el grupo de trabajo apuesta a construir indicadores de manera conjunta con todas las áreas para poner de relieve el desempeño de nuestras actividades, contemplando su heterogeneidad.
“El INTI se caracteriza por su diversidad, no es posible medir de la misma forma las tareas de Metrología, Innovación o a un servicio estandarizado. Estamos avanzando, con la participación de los diferentes sectores, para abordar la complejidad que tiene hacer un seguimiento pormenorizado”, señala Jorgelina Traut, titular de la UCG, quien destaca que contar con intianas e intianos de carrera en el equipo de trabajo les permite indagar en las sutilezas que hay detrás de cada tipo de actividad. “Las herramientas que desarrollamos están diseñadas para evaluar cada cosa en sus propios términos”, destaca.
En esa tarea, desde la UCG relevan, procesan, analizan información y elaboran informes periódicos sobre usuarios, Recursos Humanos, procesos internos de las diferentes áreas y novedades de todo el INTI que permiten hacer un seguimiento de proyectos y líneas de trabajo, con el fin de implementar mejoras de gestión fundadas en datos precisos.
TABLERO ONLINE DE USUARIOS
Allí se visualiza de forma dinámica y actualizada mensualmente información sobre nuestro perfil de usuarios: cantidad de empresas, organismos o particulares atendidos por período, sector, localización, o actividad económica. Se confecciona a partir de fuentes internas (PRESEA) y externas (datos de AFIP y www.cuitonline.com.), y se realiza un trabajo conjunto con las distintas áreas (como Finanzas, CRM o subgerencias regionales) para verificar y corregir datos de usuarios registrados.
Se encuentra alojado en Intranet en MisAplicaciones/Sistemas internos/Tableros de control y gestión. También podés acceder desde aquí
INFORME DE PERFIL DE USUARIOS 2019-2022
Analizan, en base a la información registrada en el tablero de usuarios, un conjunto de variables que permiten identificar elementos clave y herramientas para mejorar la relación con nuestros usuarios, la oferta institucional, los canales de atención y de comunicación, entre otros.
Está disponible en Intranet en Mis Documentos/Tableros o podés acceder desde aquí.
TABERO HISTÓRICO DE RECURSOS HUMANOS 2005-2023
Reúne información sobre la composición de nuestro personal en relación al género, modalidad contractual, nivel escalafonario, cargos, formación, entre otros aspectos. También incluye un apartado sobre personal con discapacidad.
Está disponible en Intranet en MisAplicaciones/Sistemas internos/Tableros de control y gestión o podés acceder desde aquí.
INFORME HISTÓRICO SOBRE LA EVOLUCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 2005-2022 
Se trata de la primera herramienta de características históricas que analiza la evolución del personal. Abarca los últimos 17 años y estudia de manera colectiva la carrera laboral de más de 4 mil agentes. Permite observar la fluctuación en las cantidades totales, la evolución de las modalidades contractuales, los cambios de dependencia dentro del INTI, registrar las altas, las bajas y sus motivos. Además, favorece el análisis y la lectura acerca de la carrera laboral, pudiendo contemplar la distribución del personal por áreas, género, o máximo nivel de estudios alcanzados, entre otros.
El registro homologado de estos datos permite hacer análisis contextualizados y evidencia cómo la coyuntura institucional, política, económica, y social del país impacta en el desarrollo laboral de nuestro personal. A su vez, sirve de insumo y consulta para futuros análisis.
Se encuentra disponible en Intranet en Mis Documentos/Tableros o podés acceder desde aquí .
TABLEROS E INFORMES DE GESTIÓN
Se generan con el aporte de las diferentes áreas, mediante las cuales se monitorean indicadores como facturación; bonificaciones; cantidad de OT en curso, concluidas y vencidas; servicios; trabajos derivados por Subórdenes de Trabajo (SOT); usuarios atendidos; recursos humanos, entre otros. Estos tableros están apuntados a asistir a la toma de decisiones de los distintos niveles de conducción y se complementan con un informe trimestral que analiza los indicadores y les da contexto.
Compartimos el último informe de desempeño trimestral 2023.
REPORTES SEMANALES DE ACTIVIDADES
Reúnen novedades de todas las áreas, desde participación en eventos y reuniones técnicas, hasta nuevos proyectos, servicios y desarrollos, jornadas de articulación institucional y capacitaciones. Se generan a partir de la carga de información por parte de las gerencias y subgerencias, a través de la herramienta Planner.
Actualmente se difunden entre las áreas de conducción - desde presidencia hasta las subgerencias y a la Secretaría de Industria, que lo incluye en su semanario “Engranaje Productivo”- y próximamente se distribuirá mensualmente para dar a conocer entre toda la comunidad intiana las novedades del trabajo del instituto.
“Nuestra mirada está orientada a que la información suba y baje, que haya un ida y vuelta entre la conducción y las diferentes áreas. Queremos aportar a que todos sepan qué se está haciendo en el INTI, por el orgullo que nos da como intianos e intianas, y porque eso mejora nuestro trabajo diario”, señala Juan Valle, director Técnico de Seguimiento y Control de la UCG.
Como uno de varios ejemplos que dan cuenta de la interrelación que existe entre las tareas de medición y de mejora de la gestión, Juan cuenta que, como consecuencia del análisis sobre el personal, retomaron impulso líneas de trabajo junto a la Gerencia de Recursos Humanos, como el seguimiento de los cupos por discapacidad y de los Certificados Únicos de Discapacidad (CUD), información que actualmente es de acceso público en el tablero.
“A raíz de esta iniciativa, la Gerencia de RRHH tuvo la inquietud de hacer la campaña interna sobre discapacidad que generó más solicitudes de certificados. El hecho de preguntar acerca de los CUD y empezar a sumarlo a los informes, le dio un vuelo al tema que trascendió el relevamiento”, enfatiza Juan.
Jorgelina comparte otra experiencia de trabajo colaborativa junto a las subgerencias regionales: “Nos solicitaron sumar a los informes las asistencias técnicas a municipios que no se tramitaban por una OT, y que al no tener asociado un servicio por facturación, no se estaban midiendo. Pensamos conjuntamente cómo recoger esa información y cómo mostrarla. Nuestro trabajo es de mejora continua con el asesoramiento de las áreas”.
Con la misma premisa de promover el trabajo articulado, la UCG intercambia datos de CRM con la Dirección de Comercialización y Marketing para categorizar en los informes los usuarios que se aceran al INTI, lo cual facilita dirigir las campañas que impulsa ese sector.
Desde la UCG comentan otra situación en la que se evidencia la importancia de medir y sus beneficios. “Al registrar las causas de atrasos en las OT vencidas, observamos que si bien aparecen problemas de insumos propios, los motivos más frecuentes suelen ser administrativos de las propias empresas, que tienen retrasos en la entrega de muestras. Medir este tipo de situaciones nos permite, por ejemplo, aplicar medidas correctivas de comunicación con los usuarios”, advierten.
“El indicador por el que te miden actúa como director de la política. Es necesario trabajar en los indicadores que utilizamos en base a objetivos. Por ejemplo, analizar la cantidad de OT que medimos en función de un objetivo propuesto para el año en curso. Esto tiene que hacerse no con objetivos bajados desde la conducción e iguales para todos los sectores, sino determinados por la propia área, teniendo en cuenta el tipo de trabajo que allí se realiza”, señala Jorgelina.
Esta es una necesidad planteada para el INTI y un desafío que encara la UCG. Por ejemplo, mediante el trabajo de apoyo a la Gerencia de Administración y Finanzas para el seguimiento de las metas físicas -el resultado a alcanzar durante el año para la adjudicación del presupuesto-. Para eso, ambos sectores miden la cantidad de servicios en ítems específicos y realizan un chequeo cruzado de información.
LA IMPORTANCIA DE GENERAR CAPACIDADES EN EL USO DE POWERBI
En 2022 la UCG capacitó a 153 personas en las sedes regionales y en el PTM en el uso de esta herramienta y este año más de 50 en el PTM.
En el mes de abril, se capacitaron más de 50 intianas e intianos de distintas áreas y se prevé repetir el curso en el mes de junio.
“Queremos facilitar capacidades del otro lado para dar visibilidad, tanto interna como externa a nuestro trabajo a partir de la generación de datos. Para eso, es necesario integrarnos a una dinámica de gestión conjunta. Si las diferentes áreas nos proveen datos sistematizados, por ejemplo, sobre cantidad de municipios que visitaron, lo podemos informar a la Secretaría y al Ministerio. Los cursos en Power BI están pensados para que cada vez más intianas e intianos adopten la herramienta y trabajemos con el mismo lenguaje para ir generando una cultura de datos”, señala Juan.
Para avanzar en las tareas de generación de datos que den visibilidad a nuestras tareas, el reporte semanal de novedades de todas las áreas es un valioso insumo. “El Planner nos permite clasificar proyectos y trabajos para analizar dónde tienen resultados fuera del INTI que no se estén midiendo, por ejemplo, en generación de empleo, aumento de la productividad industrial, niveles de exportación, salud, ambiente, seguridad de las personas, o en posicionamiento institucional. “Los resultados pueden ser diversos y trabajamos para que eso se vea, no tienen que ser monetarios, pueden ser de vinculación con otros organismos o municipios”, remarcan.
“Estamos trabajando en una matriz de resultados para medir cada cosa en sus propios términos que nos permita registrar el trabajo que no se factura, por ejemplo, en instancias como congresos. La parte cualitativa de nuestro trabajo tiene muchas implicancias hacia el afuera”, asegura Jorgelina.
Otra línea de trabajo que no tiene asociada una OT, y por lo tanto no se mide, y que tiene muchos resultados es la que impulsamos desde Kaizen Tango. Algo parecido sucede con las capacitaciones que da el INTI. Son muy diversas, se cuantifican de manera diferente e insumen mucho trabajo, al cual es importante dar visibilidad mediante un criterio homogeneizado.
Son varios los proyectos de la UCG para dar apoyo en el relevamiento de las diferentes áreas. Ya han desarrollado dos tableros específicos para el Sistema de Gestión de Calidad del INTI que cuantifica servicios ofrecidos y brindados dentro y fuera del SIG. Actualmente, están desarrollando un tablero de comandos para realizar seguimiento y registro de procesos de la Subgerencia Operativa de Infraestructura y Servicios. Próximamente también colaborarán en este sentido con la Subgerencia de Vinculaciones Internacionales.
Junto a la Secretaría de Industria, la UCG realizará un relevamiento sobre el mapa de usuarios que contempla distintos datos como cantidad, rubro y número de empleadas y empleados. El propósito es que esta información sirva como insumo para visibilizar externamente el resultado de nuestro trabajo, e internamente para planificar acciones específicas desde la Dirección de Comercialización y Marketing. Paralelamente, se comenzará a realizar un seguimiento del Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores.
Desde la UCG invitamos a todo el INTI a contactarse con el sector para trabajar conjuntamente en propuestas que nos permitan seguir construyendo indicadores que pongan en valor el trabajo de todas las áreas. También los impulsamos a seguir completando semanalmente del Planner, una herramienta fundamental para visibilizar todas las capacidades que tenemos.
INTEGRAMOS LA UCG:
Jorgelina Traut (titular de la UCG), Agustín Rabadán (subgerente de Procesos y Calidad), Juan Valle (director técnico de Seguimiento y Control), Marcelo Quevedo (jefe de Departamento de Simplificación Productiva), Lisandro Godoy (jefe de Departamento de mejora de procesos regionales), María José Vadell, Bernardo Boonman, Sheila Muñoz, Gonzalo Santamarina, Anelis Pediger, Juan Nasrala, Gonzalo Olarte, Lucas Laudanno, Alejandra Glatzel, Mateo Ramos, Patricio Gomez y Rocío Maldonado.
Equipo de la Unidad de Control de Gestión
ucg@inti.gob.ar
